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Adjointe administrative/Adjoint administratif aux programmes /Program Administrative Assistant

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Please see Special Instructions for more details.

The applicant must submit a resume and cover letter in both French and English.

Position Details

Posting Summary

Position Title Adjointe administrative/Adjoint administratif aux programmes /Program Administrative Assistant
Faculty/Department Faculty of Education
Unit Education-Other
Employee Group CUPE 5791
Collective Agreement Consideration Open with preference given to CUPE 5791 members(NON-RESEARCH).
CUPE 5791 Job Family Operational Services
Category Staff
Number of Vacancies 1
Position Summary
L’adjoint administratif s’occupe d’une grande variété de tâches administratives et offre du soutien pour répondre aux besoins quotidiens du bureau du Bac et du bureau des services aux étudiants de la Faculté de l’éducation. Le titulaire du poste remplit des mandats spéciaux/individuels et est responsable de livrer les résultats attendus. Il doit interagir avec divers groupes, dont le corps professoral, les étudiants et le personnel de tous les programmes de la Faculté de l’éducation.

Responsabilités :

  • Examine, compile et met à jour les données nécessaires à l’admission, à l’inscription, aux transferts et au statut de diplômé;
  • Saisit et fait le suivi des données dans la base de données étudiante;
  • Répond aux demandes générales en personne, au téléphone ou autre;
  • Aide avec la collation des grades;
  • Gère les dossiers de demandes des programmes en éducation et fournit des listes et profils de candidats pour les programmes;
  • Aide avec le système DCU et la création d’horaires pour tous les cours de premier cycle;
  • Répond aux demandes générales en personne, au téléphone, par fax ou autre;
  • Prépare de la correspondance diverse pour le doyen adjoint et les directeurs;
  • Apporte un soutien pour les tâches financières;
  • Facilite la coordination des rencontres du Bac : organisation des réunions, préparation de l’ordre du jour, rédactions des procès-verbaux et correspondance;
  • Réalise les projets spéciaux qui lui sont assignés;
  • Actualise et gère les plateformes de médias sociaux;
  • Autres tâches assignées.


The Administrative Program Assistant is responsible for performing a wide variety of administrative tasks and assisting in the daily office needs for the Bureau du Bac and the Faculty of Education Office of Student Services. This position undertakes special/individual assignments and is accountable for and assumes responsibility for expected outcomes. This position interacts with a diverse group of individuals including faculty, students, and staff at all of our Teacher Education programs.

Specific Responsibilities:

  • Reviews and/or compiles and updates students credentials needed for admission, registration, transfer and graduation status;
  • Enters and monitors required data into integrated student database;
  • Responds to in-person, telephone, and other general inquires;
  • Assists with convocation;
  • Maintains records of application for Teacher Education programs, provides lists, profile averages of applicants for program areas;
  • Assists with DCU and timetable for all undergraduate education courses;
  • Responds to in-person, telephone, fax and other general inquiries;
  • Prepares various correspondence for Associate Dean and Directors;
  • Assists with financial;
  • Facilitate the coordination of Bac Programme meetings: set up meetings, prepare agendas, minutes and correspondence;
  • Undertakes special projects as assigned;
  • Update and manage social media sites;
  • Other duties as assigned;
Position Requirements
  • Réussite de la 12e année et d’un cours d’administration reconnu, et au moins trois ans d’expérience avec responsabilités progressives (de préférence dans le milieu universitaire). Une combinaison pertinente d’études et d’expérience pourrait être considérée.
  • Le titulaire du poste doit parler français couramment et avoir de solides compétences en communication orale et écrite [préférence pour les candidats bilingues (français-anglais)];
  • Connaissances et habiletés reconnues avec Microsoft Office, notamment Word, Excel, Access, Outlook et PowerPoint;
  • Capacité à prendre des décisions administratives et procédurales et bon jugement pour les questions délicates ou confidentielles;
  • Capacité reconnue à organiser et à mener à bien plusieurs tâches avec exactitude et attention aux détails ainsi qu’à analyser des problèmes complexes;
  • Excellentes habiletés en communication et relations interpersonnelles et capacité à travailler efficacement avec une clientèle variée au sein d’une communauté diverse;
  • Capacité à planifier, réaliser et coordonner de multiples projets;
  • Compétences en gestion de bases de données et de dossiers;
  • Connaissance et capacité à utiliser Banner, FAST, Caspur, le système DCU et le système de messagerie de l’Université (un atout).


  • Grade 12 supplemented by the successful completion of a recognized business course combined, with a minimum of three years of progressively responsible experience preferably in a university environment; a suitable combination of education and experience may be considered;
  • The person holding this position must be fluent in French and have strong oral and written communication skills [Bilingual (French and English) is preferred];
  • Demonstrated knowledge and skill of Microsoft Office software including but not limited to Word, Excel, Access, Outlook, and PowerPoint;
  • Ability to make administrative and procedural decisions and judgments on sensitive, confidential issues;
  • Demonstrated ability to organize multiple tasks, while maintaining accuracy and attention to detail, and to analyze complex problems;
  • Strong interpersonal and communication skills and the ability to work effectively with a wide range of constituencies in a diverse community;
  • Ability to plan, develop, and coordinate multiple projects;
  • Database and records management and/or maintenance skills;
  • Knowledge and skill in the use of Banner, FAST, Caspur reports, DUC and university e-mail system is considered an asset;
Physical Demands
Pay Grade CUPE Phase 4
Salary Range $42,533.40 - $57,457.40 Annually
Status Permanent
Work Hours
The work hours are Monday – Friday
8:15 AM – 12:00 PM
12:45 PM – 4:30 PM
Duration (if Term/Temporary)
Full-Time/Part-Time Full Time
Preference Posting
Target Posting Not Targeted
Additional Information

Contact Information
Job Open Date 09/11/2023
Job Close Date 09/24/2023
Open Until Filled No
Special Application Instructions
The applicant must submit a resume and cover letter in both French and English.
Diversity Statement
The University of Regina is committed to an inclusive workplace that reflects the richness of the community that we serve. The University welcomes applications from all qualified individuals, including individuals within the University’s employment equity categories of women, persons with disabilities, members of visible minorities, Indigenous persons, individuals of diverse gender and sexual orientation and all groups protected by the Human Rights Code.
Competition Number 20230656A/S

Reference Letter

Reference Letter

Minimum References
Maximum References

Supplemental Questions

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Documents Required

Required Documents
  1. Resume/Curriculum Vitae
  2. Cover Letter
  3. Reference Contact Info
Optional Documents